تنظيم الوقت

موضوع: تنظيم الوقت الأحد 29 مارس 2009, 5:51 am

.. كي تتمكن دائماً من مراجعتها. المهم أن يكون لديك مكان واحد للمخططات والمعلومات وجداول الأعمال .. ونظام إدارة الوقت, الذي سيناسبك أفضل, هو الذي " تفصله " ليلائم حاجاتك وشخصيتك. معظم ما نتذكره هنا هو أفكار عامة, قد تصلح للكثيرين, لكن قد لا تلائمك أنت بالضبط. لذا, يجب أن تأخذ هذه الأفكار العامة, وتجعلها في " نظام " ناجح لك .. غيّر, عدّل, اجعل الخطة أكثر حزماً, أو أكثر ليونة. لقد مررنا جميعاً بتجربة نسيان موعد, أو التزام. ومن السهل أنت نتذكر كتابة الموعد .. لكن جدولاً لا يستخدم دائماً, ليس الأمان الكافي .. وعليك دوماً كتابة التزاماتك, وقضاء وقت لتسجيل المواعيد لكل أسبوع, لكل يوم لكن, أي وقت تقضيه في الكتابة سيكون دون جدوى, إذا لم تحتفظ باللائحة معك, حين تحتاج إليها. تصل إلى العمل لترى أن المشرف قد حدد لك ساعات عملك للأسبوع القادم, ويراجعها معك, تجدها مناسبة وتلتزم بها. لو أن المفكرة معك فستتمكن من كتابة جدول أعمالك وتبرمج كمية الوقت الضرورية.. إذن خذ مفكرتك معك أينما ذهبت فأنت لا تعرف متى ستحتاجها. احتفاظك بالمفكرة معك ستقلل مخاطر النسيان.. سجل دائماً المهمات, التكليفات, أرقام الهاتف, أو أية معلومات مهمة, وعلى الفور. عليك أن تعطي أي نظام لإدارة الوقت فرصة للنجاح .. جربه لفترة. أي برنامج قد لا ينجح إلا إذا استخدم على الدوام.. والدوام هذا لن يحدث. قد يساعد كثيراً أن يكون مكان عملك " إيجابي ", وأن يكون جوه محركاً للعمل .. ولا تدفع نفسك لأن تعمل إلى أن تصل مرحلة اللاتحمّل.. فأشياء صغيرة قد تدفعك إلى كراهية عمل ما, ويبدأ رأسك يؤلمك عليك إذن أخذ مقدار تحملك وبعين الاعتبار بعض الناس يمكن أن يجلسوا وراء مكاتبها يعملون لساعات ... البعض يرى أن ذهنه شرد بعد ساعة أو يزيد .. الصنف الأول لا يحتاج إلى فرصة راحة. بينما الأخير, إذا أراد العمل بكفاءة يجب أن يخطط لفترة راحة حسب قدراته. قد يكون من الأفضل أن تضع حاجزاً, حقيقياً أو خيالياً ما بينك وبين العالم الخارجي وأنت تعمل ... إغلاق باب شغلك, مكتبك أو المكان الذي تعمل فيه قد يمنع عنك الضجيج, والكثير من المقاطعة والإلهاء. لوحة " الرجاء عدم الإزعاج " وسيلة جيدة للقول بأنك مشغول .. والمحيط الصالح للعمل, هو أكثر من " موقع " فهناك عوامل أخرى للمحيط يمكن أن يسهل لك عملك. هل تجلس في كرسي مريح؟ قد تكون كرسيك جيدة لكنها ليست مريحة ! وماذا عن التهوية والحرارة؟ هل يتحول مكتبك إلى جو خانق حار, أو تضطر فيه إلى ارتداء المعطف لمنع البرودة؟ قبل أن تقرر هذه الأشياء لنفسك, قد ترغب في وقت لترى كم تستطيع الإنجاز, مع موسيقى مثلاً, ثم دونها. إذا وجدت أن الموسيقى عامل إيجابي, فليكن لديك جهاز يؤمنها لك, الألحان المألوفة بريتم محدد قد تكون فعالة أكثر من غيرها أو أقل إلهاء. لقد تكلمنا بما يكفي حول مكان العمل وأهميته.. وأهمية الاعتياد على العمل في مكان واحد .. والشيء عينه ينطبق على " متى " تعمل .. قدر المستطاع, اخلق جو الروتين اليومي .. فالوقت المحدد لعملك يقرره عدد من العوامل, هذه العوامل تلعب دوراً مهماً في عملك ومتى تعمل .. فبعض الإداريين مثلاً لا يتمكنون من العمل باستمرار في أعمالهم المكتبية والبقاء في الموقع عينه.. لذا يقسمون وقتهم بين المواعيد والمقابلات والإشراف على العمال, والأعمال المكتبية التي تتطلب تركيزاً أكثر من محاولة أن تكون في أوقات يرتاحون لها, كما أن هناك عوامل أخرى تؤثر على الأوقات المتوفرة للعمل.. وكون المرء في أحسن حالاته, هدف عظيم لكنه ليس ممكناً على الدوام. هل جلست يوماً لتعمل, ووجدت أنك بحاجة إلى آلة حساب من مكتب آخر؟ وأنت ذاهب لتحضرها, تقرر أنت تزور زميلاً في مكتبه لبحث أمر هام بينكما .. بعد دقائق من تبادل الحديث, تلمح صحيفة على الطاولة وتتفحص العناوين الرئيسية .. وأنت تعود إلى غرفتك تقف بالباب متسائلاً: لماذا تركت مكتبي أساساً؟ هل تذكر أفخاخ الوقت؟ هذا واحد منها .. أن لا تكون كل مواد عملك معك, فتخاطر في أشياء جانبية وتخسر وقتاً ثميناً .. ولسوف توفر الكثير من الوقت بالتفحص الدائم لأغراضك اللازمة للعمل, دفتر الملاحظات, أقلام, آلة حساب, وأشياء أخرى ضرورية, قبل أن تبدأ يومك. انظر إلى برنامج عملك كل صباح, وقرر ما الذي يلزمك, وتأكد من أن تكون مذكراتك كلها أمامك, وحضّر حقيبة الأوراق سلفاً, ولا تنسى المخطط أو برنامج العمل.. فلقد مر ذكر كم من السهولة نسيان المواعيد والالتزامات إذا لم تكن مكتوبة. عامل آخر له أهميته الكبرى, وهو الحوافز, فبدون حوافز كافية, والإطراء, يكون تنظيم إدارة الوقت مثل سيارة دون محرك.. والمحفزات نوعان إما داخلية أو خارجية .. فما هو الفرق؟ بالنسبة للحوافز الداخلية, يعمل المرء في عمل ما لأنه يتمتع به مثلاً, ولا لسبب آخر. أما الحافز الخارجي فهو يعود إلى مكافأة ستحصل عليها من وراء إنجاز العمل. ولكي تزيد من كمية الحافز الداخلي, يجب أن تعرف أية حقول من الحياة تثير اهتمامك .. والدراسة هي الممر الأساسي الذي يقودك إلى أشياء أخرى, لكن بقدر اهتمامك أكثر بهذا الممر, من المحتمل أكثر أن تصل إلى مبتغاك.. وتتمتع بالمسيرة كذلك. الحوافز الخارجية قد تساعدك على اجتياز المهمات المملة الصعبة التي هي جزء من عملية وصولك إلى الهدف. مثلاً, أنت تختار مهنة الصحافة لأنها تسمح لك بالتحقيقات والكتابة عن الأحداث الجديدة.. وستجدها مثيرة للاهتمام, ومع ذلك, ستجد نفسك مضطراً إلى الكفاح للحفاظ على ما تحبه .. وستحتاج إلى دوافع خارجية لمساعدتك على النجاح في عملك للوصول إلى أهداف أكبر وضعتها لنفسك... وقد تكون صورة الهدف النهائي قوة محركة حافزة فحاول أن تتصور ماذا ستكون عليه حياتك بعد خمس أو عشر سنوات.. وكيف ستكون حياتك المهنية؟ إذا لم تكن الصورة جاهزة, فلا عجب أنك لا تستطيع إعطاء نفسك الحافز الداخلي, لتعمل نحو الهدف النهائي. هدفك, مهما كان سامياً, لن يدفعك إلى الاستيقاظ كل صباح, ويبقيك تعمل لسنوات