تنظيم الوقت

موضوع: تنظيم الوقت الأحد 29 مارس 2009, 5:48 am

تنظيم إدارة الوقت كلنا نواجه المشاكل مع الوقت ولا نستطيع أن نسرعه ولا أن نبطئه, نحتاج إلى الكثير منه, ولا نعرف أين نجده لكننا فجأة نتساءل أين ذهب كله. لكن الوقت ليس هو المشكلة الرئيسية فالوقت هو السيولة عينها التي تعطي لكل الناس, وبالعدل والمساواة, وكل يوم. المشكلة إذن أن كلا منا ومعظمنا, يترك الكثير منه "يتسلل عبر أصابعه" لأننا لم نتعلم أبداً كيف ننظم إدارة وقتنا.. أهلنا لم يجلسوا معنا ليكلمونا عن حقائق الوقت ومهارات إدارة الوقت ليست جزءاً من أية دراسة أكاديمية. ولعدم معرفتنا كيف ندير وقتنا بكفاءة, نبقى مستخدمين الأسس "الطبيعية". التعامل الطبيعي مع الوقت هو في أخذ الأمور كما هي, وأن يقوم المرء بما يشعر برغبة في عمله, دون تنظيم أو مواعيد أو تخطيط. وما الخطب في هذا ... لقد كان ناجحاً ونحن صغار, وكان العيش من يوم إلى يوم سهل جداً ولم نكن نقلق أبداً في أي شيء يمضى وقتنا. في الواقع, طالما بدا لنا أن هناك الكثير من الوقت, ساعات طويلة قبل انتهاء المدرسة ... أيام كثيرة قبل عطلة الصيف .. أسابيع عديدة قبل عيد الميلاد.. الكثير من السنوات قبل أن نتعلم قيادة السيارات.. أيام الطفولة كانت أوقاتاً أكثر سهولة. لسوء الحظ, لنا كلنا, إنه يأتي يوم, وقريب جداً, حين لا يعود نظام العيش يوماً فيوم ساري المفعول.. بالنسبة لأكثرنا, نصل دراستنا العليا بسرعة.. وبصدمة. لماذا؟ لأن هذا هو الوقت الذي نبدأ فيه وضع الأهداف الأكثر أهمية لنا, وليس فقط لأهلنا. نصبح مشاركين أكثر, وبنشاطات عامة مثل الرياضة والموسيقى أو النوادي, ومعظم مواعيدنا تتطلب الوقت. في الكلية نبدأ التفكير بمستقبلنا المهني. ندرس فقط ما يؤهلنا لهذا حتى إننا قد نحاول أن نجد عملاً لجزء من الوقت ولكي نحقق أهدافنا يجب أن نلزم أنفسنا بالعديد من الخطوات المختلفة لنصل يجب أن نخطط .. ننظم إدارة وقتنا. وبالرغم من كون المرء يميل بطبيعته أن يدعي أن لا وقت لديه يمضيه في التنظيم, وضع الجداول, اللوائح, والتسجيل, فإن هذه هي أفضل وسيلة لتوفير الوقت. لكن قد لا يكون هناك ما يكفي من وقت .. دعونا نعطيكم خبراً جيداً: هناك طريقة يستطيع فيها الإنسان إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل .. وعمل أكثر فعالية من التقدم الطبيعي في الوقت ولا يأخذ المزيد من الجهد بإمكان كل منا أن يخطط مسبقاً, ويقوم بخيارات واعية حول كيفية قضاء وقته.. وكم من الوقت يقضيه لإنجاز كل مهمة وبإمكانه أن يسيطر أكثر على وقته بدلاً من أن ينفذ الوقت منه دائماً. الآن, الخبر السيء: أول خطوات إدارة الوقت, يجب أن تقرر ما هو المهم, وما هو غير مهم قد يكون هذا صعب, فأحياناً من الضروري لنا أن نفهم أننا قد لا نستطيع فعل "كل شيء" والاقتطاع من برنامج عمل مليء, يجب أن نلحظ النشاطات التي لا تعطي لنا الكثير كي نخصص المزيد من الطاقة لما هو مهم حقاً. محاولة " فعل كل شيء" حتى مع وجود الكثير, هو عمل سيقود على الاحتراق.. فمتى ينتهي كل هذا ؟ مع الدراسة, مع الواجبات, مع العمل الجزئي والكامل, وضياع كل فرص اللهو والإبداع يمكن للحياة أن تكون مشغولة جداً, لكن لا تصبح الحياة سهلة فجأة .. معظم الراشدين يمكن أن يقولوا أن الحياة تصبح أكثر انشغالاً هناك دائماً "رب عمل" يتوقع منك العمل حتى وقت متأخر .. أولاد يحتاجون لطعام وملبس, وطبابة .. هوايات واهتمامات تلاحقها ... خدمات اجتماعية يصبح الراشد متورطاً بها .. فإذا كنت هكذا, فلا داعي إذن لأن نقول لك كم هي أهمية الوقت وإدارته. لكن .. يبقى وقت كثير للتخطيط, حتى بعد تشذيب كل الالتزامات, يبقى معظمنا أمام تحدي إنجاز تلك الالتزامات. خطة تنظيم إدارة الوقت, التي نبحثها هنا, مبرمجة للجميع, أما إذا كان القارئ لا زال طالباً في جامعة أو خريجاً يبحث عن عمل, أو إدارياً يحاول تنظيم المؤسسة التي يعمل فيها فسيجد الجميع, أن هذا برنامج يمكن إدارته بسهولة, وسيعمل جيداً لكل فرد بمفرده. هذا البرنامج يسمح بالليونة.. في الواقع يشجع على تبني أي اقتراح منه بما يناسب حاجات الجميع. والهدف منه مساعدة الجميع على اختيار ما هو الأهم لهم, ومساعدتهم في وضع أهداف لأنفسهم, لتنظيم وجدولة الوقت, وتطوير الدوافع والانضباط الذاتي لتنفيذ جدول الأعمال والوصول إلى الأهداف, وهذا ما سيعطي بالتأكيد وقتاً لمهارات أخرى. مهما كان الهدف, الحاجة لي التخطيط يجب أن تكون واضحة وبذات الوضوح, واقع أن الكثير من الناس يديرون وقتهم فعلاً بطريقة فوضوية .. والنصيحة هنا هي أن تتعلم الاهتمام بالدقائق فالساعات تعتني بنفسها. لكن وضع الخطة لتنظيم إدارة الوقت, تتطلب جهداً ... لكن هذا هو استثمار للجهد, سيأتي في النهاية بنتائج أساسية .. أو ليس من الجيد أن تشعر أنك تمارس بعض السيطرة على برنامج عملك, على حياتك, بدلاً من نفاذ الوقت دائماً, والجري من موعد إلى آخر, ومن مهمة إلى أخرى؟ لنفترض أن كل هذا صحيح ... فكرة جيدة نافعة لإدارة الوقت, وأن هذه الإدارة الفعالة ستكافئك بطرق محسوسة, لكن, على الأرجح ستجد من الصعب إعطاء الدوافع لوضع التخطيط ... لذا يجب أن تحاول جعل التخطيط عادة لك .. شيء تفعله دون تفكير, لكن, شيء ستفعله مهما كان الأمر. نظام لإدارة الوقت يتناسب مع حاجاتك يمكن أن يساعدك على إنجاز عمل أكثر في وقت أقل. أكان الهدف من هذا الحصول على المزيد من الوقت الحر, أو تحسين الإنتاج ويساعدك كذلك على الوصول إلى أهدافك لأنه : يساعد على تحديد الأولويات. وضع لائحة بالمهام, وإعطائها أولوياتها, سيؤمن أن تنجز أهم الأشياء أولاً, ولو لم تنجز " كل شيء". يساعد على تتجنب الفخ الزمني. قد تقع في فخ زمني لأشياء غير مخطط لها وستضطر إلى إضاعة الوقت في إطفاء الحريق قبل الانتقال إلى مهمة أخرى. يساعدك على توقع الفرص. إضافة إلى مساعدتك على توازن وقت عملك مع أوقات أخرى, يساعدك على تنظيم الوقت المر الذي ستحصل عليه, لتمضيته بفعالية أكثر