تنظيم الوقت

موضوع: تنظيم الوقت الأحد 29 مارس 2009, 5:49 am

شيء تفعله دون تفكير, لكن, شيء ستفعله مهما كان الأمر. نظام لإدارة الوقت يتناسب مع حاجاتك يمكن أن يساعدك على إنجاز عمل أكثر في وقت أقل. أكان الهدف من هذا الحصول على المزيد من الوقت الحر, أو تحسين الإنتاج ويساعدك كذلك على الوصول إلى أهدافك لأنه : يساعد على تحديد الأولويات. وضع لائحة بالمهام, وإعطائها أولوياتها, سيؤمن أن تنجز أهم الأشياء أولاً, ولو لم تنجز " كل شيء". يساعد على تتجنب الفخ الزمني. قد تقع في فخ زمني لأشياء غير مخطط لها وستضطر إلى إضاعة الوقت في إطفاء الحريق قبل الانتقال إلى مهمة أخرى. يساعدك على توقع الفرص. إضافة إلى مساعدتك على توازن وقت عملك مع أوقات أخرى, يساعدك على تنظيم الوقت المر الذي ستحصل عليه, لتمضيته بفعالية أكثر. وبهذا تتمكن من القيام بالمزيد في ذات الكمية من الوقت أو في بعض الأحيان, في وقت أقل. يعطيك الحرية والسيطرة. على عكس مخاوف الكثيرين, إدارة الوقت هي نوع من التحرر, وليس التقييد في جدول محدد. إنها نوع من السيطرة على جزء من يومك, يسمح لك أن تكون مرناً في بقية اليوم. إضافة إلى هذا ستتمكن من تخطيط وقتك الحر, وإدخاله ضمن جدولك .. مثلاً: ستعرف مسبقاً أن أمامك مهمة صعبة في اليوم التالي لحفلة راقصة. وبدلاً من أن تتصل بالأصدقاء ليلة الحفلة لتعتذر ستكون متأكداً من جدول أعمالك الذي يسمح لك بفرصة أكبر للتحرك, وحضور الحفلة في آن, دون الإحساس بالحرج أو الذنب. يساعدك على تجنب التضارب في الوقت. بمجرد كتابة كل نشاطاتك, مسؤولياتك, مهماتك في مكان واحد, سيساعدك على التأكد من أن الأشياء لن تختلط في وقت واحد, وإذا حدث تضارب في الأوقات, ستتمكن من ملاحظة هذا مسبقاً, وترتيب أمورك حسبما تقتضي الحاجة. تساعدك على تجنب الإحساس بالذنب. حين تعرف بالضبط كم لديك من عمل, ويكون لك برنامج زمني لتنفيذها, تستطيع أن ترتاح لمعرفتك أن كل شيء سينجز في وقته المحدد .. لكن دون خطة لإنجاز العمل, ستشعر وكأنه سيف مسلّط فوق رأسك, حتى وأنت لا تعمل ... وإذا أمضيت وقتك تفكر بعملك فقط, فمن الأفضل لك أن تمضيه وأنت تعمل. تنظيم إدارة الوقت الفعالة, تساعد كذلك راحة ضميرك, فبعد أن تتم ما عليك من عمل, ستتمتع حقاً بوقتك الحر دون الإحساس بالذنب لأنك لم تنجزه. يساعدك على تقييم مدى تقدمك. إذا كنت تعرف مسبقاً مما هو المطلوب منك من مهمات, فلن تندهش أبداً حين يلوح أمامك الموعد النهائي لإنجاز عمل ما .. لكن إذا عملت حيث يكون هذا ملائم لك, أو إلى أن تتعب, فلن تعرف أبداً ما إذا كنت متقدماً عن موعد التسليم أو متأخراً .. ثم ستكتشف فجأة أن هذا الموعد قد برز أمامك فجأة دون أن تخطط له. يساعدك على رؤية " الصورة الكبيرة ". إدارة الوقت الفعالة توفر لك نظرة أوسع للعمل كله. بدلاً من أن تواجه المفاجأة مع قدوم أوقات أكثر انشغالاً, ستتمكن من التخطيط مسبقاً ولأسابيع قادمة. يساعدك على أن تعرف كيف تعمل بطريقة ذكية أكثر, لا بجهد أكبر. البعض يعتقد أن إدارة الوقت هو مجرد معرفة الوقت, أو قضاء وقت منظم في العمل, في الراحة, في الاتصالات, وأن التحرك ضمن هذه المواعيد الزمنية يؤمن لهم التنظيم أكثر .. قد يكون هذا صحيح جزئياً, فجزء رئيسي من تنظيم إدارة الوقت هو تعلم كيف تصنّف المهمات حسب أولوياتها. لكن هذه النظرة البسيطة, تتجاهل فائدة كبيرة تأتي بها السيطرة على الوقت.. فقد يكون من الممكن أن يكون المرء منظماً, لديه أولويات مسجلة, وسيطرة على الوقت, بحيث يمضي وقتاً أقل في العمل ويحصل على نتائج أكبر .. وهذا ليس عملاً سحرياً, مع أنه يبدو هكذا. تعلم إدارة الوقت الآن سيساعدك على التحضير للمستقبل. الحياة كلها تحضير للمستقبل, وإذا أمضى المرء وقته الآن بشكل فعال, فلسوف يكون محضراً جيداً للمستقبل .. وكلما كان محضراً جيداً أكثر, كلما كان أمامه خيارات أكبر.. وستكون الشركة تعمل فيها من خيارك, لا مفروضة عليك بإولئك الضعيف السابق. لننظر الآن إلى بعض المخاوف التي تشاور الكثيرين حول إدارة الوقت, وهي لا أساس لها. عدم المرونة هو أكبر مخاوف الناس, إذ يظن الكثيرون أن السير حسب جدول محدد ومكتوب يفقدهم لذة العضوية في التصرف والاختيار. لكن نظام إدارة الوقت يمكن أن يكون مرناً كما يشاء المرء, بل الواقع أن أفضل نظام هو الذي يعمل كمرشد, وليس نظاماً متصلباً. على عكس الاعتقاد السائد, لن يؤدي هذا التنظيم إلى تحويل الشخص إلى " عبد " للوقت. فبرمجة الوقت لا تعني أبداً الالتزام بعمل أكثر, بل الواقع أن تحديد أوقات العمل مسبقاً تعني أنك ستتمكن من الاسترخاء أكثر غير أوقات العمل, لأنك لن تكون قلقاً حول سير هذا العمل ومتى ستنجزه, فوقتك "منظم" على هذا الأساس .. فكم من وقت تقضيه في العمل, أقل أهمية بكثير من مدى كفاءتك ووقت تعمل, والهدف ليس قضاء وقت أكبر في العمل, بل قضاء الوقت ذاته أو أقل منه, وإنجاز الأكثر في مدى أي وقت تعمل فيه. العديد يخشون " التعقيد " الذي يوحي به تنظيم الوقت .. لكن الواقع هو العكس, فهو يؤدي إلى " التبسيط " .. لكن كلما زاد تعقيد النظام الذي يتبعه الإنسان, كلما زادت صعوبة استخدامه, ونتيجة لهذا, ستقل إمكانية استخدامه بكفاءة. ويمكن أن يضع المرء نظاماً يلائم حاجاته, ولتسهيل الوصول إلى الأهداف.. وهناك مهارات عديدة قد لا تساعد أبداً .. لذا يجب استخدام المهارات التي من المحتمل أكثر أن تقود إلى الهدف المنشود, وتتناسب مع شخصية من يملكها. ولكي تنجح في إدارة وقتك, يجب أن تكون قادراً على العودة إلى خطتك حين الحاجة لاستخدامها. فمن المستحيل وضع خطة تفصيلية إلى مستقبل بعيد دون أن يكون لديك سجلات دائمة .. والأفضل كتابة الخطط المرحلية والبعيدة المدى, في مكان واحد .. كي تتمكن دائماً من مراجعتها. المهم أن يكون لديك مكان واحد للمخططات والمعلومات وجداول الأعمال