تنظيم الوقت

موضوع: تنظيم الوقت الأحد 29 مارس 2009, 5:52 am

فأنت بحاجة إلى أهداف متوسطة, أو قصيرة الأمد كذلك. أحد الطرق لتصور أهدافك بسهولة وإيجاد صلتها ببعضها هو إنشاء ما يسمى " هرم الأهداف " بوضع الهدف النهائي عند القمة ثم تقسيم باقي الأهداف المرحلية إلى أن تصل أسفل الهرم .. وهذا الهرم ليس مبنياً من الحجر, بإمكانك تغييره وأنت تتقدم. وقد تقرر خلال رحلة العمل تغيير المهنة أو تغيير الطريق الموصل إلى الهدف .. وهذه ستختلف حتى من أسبوع لأسبوع, مثلما تتغير مهماتك الأسبوعية, أو اليومية, لتعطيك المزيد من الطاقة والحماس. تطوير مهاراتك, هي الطريق الرئيسية نحو الهدف مهما كان. ومهما كان من الصعب الاستمرار في العمل أو كم من العوائق يجب أنت تتخطى وأنت على الطريق.. لكن كيف تضع أهدافك في الحياة؟ كن واقعياً في توقعاتك. كن واقعياً في أهدافك. احذر الأوهام. ركّز على حقول تعطيك أفضل الفرص للتقدم. راقب ما تنجزه, وثابر على وضع الأهداف. طريقة اختيارك لنوعية المكافأة, تعتمد على كم أنت بحاجة للمساعدة كي تحافظ على حوافزك. وكما لاحظنا, المهمات المثيرة للاهتمام تتطلب قليلاً من الدوافع الخارجية.. وإذا كانت المهمة صعبة متعبة, فاجعل مكافأتها أغلى ثمناً كي لا يتزعزع حافزك .. وكقاعدة عامة يجب أن يكون حجم المكافأة مناسب لصعوبة المهمة. يخشى الكثيرون أن لا تكون إرادتهم قوية بما يكفى وأن يكون طلبهم للمكافأة لشي يجب أن يقوموا به على أي حال وسيلة لإخفاق عزيمتهم.. لكن مكافأة نفسك قد تكون وسيلة لتقوية انضباطك الذاتي. فإذا كنت تضع باستمرار أهدافاً لا يمكنك الوصول إليها, فما تفعله هو التدرب على الفشل .. والتدريب يجعل أي شيء مكتملاً, لذا ستفشل حتماً. من ناحية أخرى, الانطلاق لتحقيق أهداف صغيرة ومكافئة نفسك كلما حققت أحدها, قد يبني في نفسك الإحساس بأهمية النجاح.. أنت تعمل نحو الأهداف المدروسة وتحققها, ستبدأ بالإيمان بنفسك أكثر فأكثر .. وسيتابع أدائك في التحسن. وتذكر أن مقصدك ليس المعاناة في عملك كالشهيد, ولا شيء يمنع أن تجعل من عملك ممتعاً قدر الإمكان .. هنا نتساءل في هذا السياق ! إذا كنت تريد إعطاء نفسك الحافز المطلوب, فهل تستخدم أسلوب الجزرة أم العصا؟ فالأفكار الإيجابية والسلبية معاً يمكن أن تكون من الحوافز. فأيها تختار؟ وقد يجد الكثيرون أن من الأسهل تسجيل السلبيات أكثر من الإيجابيات. في الواقع قد تجد أن لا مجال يكفي لذكر كل السلبيات, بينما في المقابل تسجل بضعة إيجابيات. حسناً .. هناك شيء نريد أن نقوله حول النجاح والفشل (الإيجابيات والسلبيات), الفشل تجربة لها قيمتها كالنجاح تماماً, قد تكون أكثر قيمة ما هو أول شيء تعلمته في حياتك؟ أن لا تلمس الطباخ الساخن؟ أن لا تضع القطة في آلة الغسيل ؟ أن لا تترك لعبتك تحت المطر؟ وكيف اكتشفت هذه الحقائق؟ دون شك بالطريقة الصعبة. لكنك تعلمت من التجربة, من " الفشل " مما هو (( سلبي )) هكذا تستطيع أن تتعلم من كل السلبيات ثم تتجه إلى النجاح. ستتعلم من الفشل أن إنجاز العمل في الوقت المحدد هو بالأهمية ذاتها لإكماله بشكل جيد, وستدرك أنك لو تعلمت إدارة وقتك بشكل أفضل فستلزم نفسك بنظام ناجح وستستلم زمام حياتك بيدك. أنت جاهز للتخطيط ! حين تتمكن من استيعاب عملك كله, كل مهمة أساسية فيه, كل اختبار, كل ورقة مهمة, كل موعد, فستكون احتمالات أن تصل إلى صرف وقت أكبر أقل, لمجرد أن هذا يتطلب برمجه وإبراز الأهم. ولكي تكون البرمجة على المدى الطويل فعالة, يجب أن تبدأ التخطيط باكراً. ومن يفشل في التخطيط المسبق لمستقبله, أو لأي مشروع مرحلي, سيجد نفسه يضيع وقته في تنفيذ حدث واحد لوقت واحد, وسيشعر أنه غير منظم قطعاً, طوال فترة عمله. التخطيط المسبق من ناحية أخرى, يزيد من القدرة على اللحاق ببرنامج هجومي منظم .. البعض يمكنه اختيار عمله حسب برنامجه الخاص, وحسب ما يحب وما يكره, والأهداف .. الخطوط العريضة لمثل هذه الحرية يجب أن تختلط بالتقدم المنطقي الذي تحاول تطويره. لن تستطيع الإسراع إلى هدفك النهائي ما لم تعرف أين هي نقطة الانطلاق. لذا, أو خطوة لتفحص روتين مسيرتك الحالية هو تعريف ذلك الروتين, وبالتفصيل.. ونقترح أن تفصل عملك ليوم كامل, ثم لأسبوع كامل, بما فيه عطلات الأسبوع. أيمكنك استخدام ساعة أو ساعتين إضافيتين كل يوم, إما للعمل أو المرح؟ لو استطعت استخدام مثل هذا الوقت " الميت" فستجد كل الوقت الذي تحتاج إليه, كلما كنت مستعداً لتحويل هذا الوقت " الميت " إلى وقت مفيد, عملاً أو راحة, لكما تمكنت من ابتداع الوقت لنفسك. هناك أداتان ممتازتان تستغلهما في تخطيطك على المدى الطويل, أولهما " لوحة المشروع " التي يمكنك وضعها على جدار فارغ أو فوق مكتبك. فكيف تعمل " لوحة المشروع "؟ كما ترى أنها شكل مختلف عن التقويم السنوي, الأِشهر في خط أفقي تقابلها المشاريع في خط عامودي, أو العكس. وهذا يتوقف على مدى المساهمة المتوفرة لك. بالنسبة لكل مشروع على حدة, هناك تحضيرات أساسية تقوم بها قبل استخدام اللوحة عليك أن تقسم كل مهمة عامة إلى أجزاء أساسية مركبة, والمهمات الخاصة التي يشملها أي مشروع. إلى جانب كل مهمة جزئية نضع الوقت المقدر لإنجازها .. المشروع التالي يتطلب العمل كفريق عمل آخرين من الشركة. في وقت العوامل الخاصة مختلفة, نلاحظ أن عملية تقسيم المشروع إلى خطوات منفصلة سهلة الإدارة, وتحديد الوقت اللازم لكل شكلية منها لا تتغير أبداً. ولأن تحديد الوقت في الخطوات الأخيرة تعتمد على نوع المهمة الموكلة إليك ضمن فريق العمل, إلا أن من المهم وضع علامات استفهام إلى جانب البعض منها.. ومع اتضاح تفاصيل هذا المشروع وتحديد المهمات المحددة, قد تتغير صورة " لوحة المشروع " لتعكس تفاصيل أكثر, وقت محدد أكثر لكل خطوة. تحتوي لوحة المشروع الآن على الأوراق الرئيسية, المشاريع الثانوية, الأقسام والاختبارات لكل خطوة منجزة .. وهاهي اللوحة تحتل جداراً في مكتبك, أو مشغلك... وحان الآن وقت معرفة أشياء عن الإدارة التي ستساعدك في تنظيم وقتك: الخطوة الأولى: ضع قائمة بما يجب أن تفعل. الخطوة الثانية: ضع أولويات مهماتك. الخطوة الثالثة: املأ جدول أعمالك اليومي. أنت الآن مستعد لنقل ما على لوحة المشروع إلى جدول أعمالك اليومي .. ضع الأولويات أولاً, ثم الوسط, ثم الأقل قيمة, التي لها مكان.. بهذا ستكون متأكداً أنك ستخصص كمية الوقت اللازم للأولويات الأهم كما يناسبك. كل ليلة, أو صباح, قبل بدء يومك, انظر إلى برنامج عملك لتعرف ما هو مخطط لهذا اليوم. كم لديك وقت راحة.. هل هناك مهمات مفاجئة ليست مسجلة على مفكرتك, ويجب أن تكون معك. هناك تضارب لم تكن تتوقعه في بداية الأسبوع؟ كيف تعرف ما إذا كان يجب تحويل مهمة من الجدول اليومي إلى لوحة المشروع؟ الأمر بسيط إذا وجدت أن بالإمكان إنجازه ضمن أسبوع, ضعه في مكان ملائم من الجدول اليومي. أما إذا كانت مهمة معقدة, ويتطلب الإنجاز أكثر من أسبوع, فيجب أن يسجل على " لوحة المشروع ". ما إن تبدأ باستخدام " لوحة المشروع " جدول التخطيط العام, لائمة الأولويات, والجدول اليومي, فلسوف تقطف الثمار كل يوم .. وطوال اليوم, يمكنك اتباع الجدول اليومي. لن تعود قلقاً حول متى تنجز عملك.. فقد خططت له .. وتنجز ما خطط له, خطوة خطوة. ومع اعتيادك على إدارة وقتك, والتخطيط للأشهر والأسابيع, والأيام.. ستكشف بسرعة أن لديك وقت راحة أكبر مما كنت تتصور.